به طور حتم شما اطلاعات موجود در هارد کامپیوترتان را با قرار دادن آنها در پوشه‌های مناسب دسته‌بندی نموده‌اید، علت انجام این کار چیست؟
جواب بسیار واضح است، به این علت که پیدا کردن اطلاعات و فایل‌ها و دسترسی به آنها سریع‌تر و راحت‌تر انجام شود. بعد از گذشت مدتی تعداد ایمیل‌های ارسالی و دریافتی آنقدر زیاد خواهد شد که اگر ایمیل‌ها را دسته‌بندی نکنیم دسترسی به یک ایمیل به خصوص اگر نگوییم غیر ممکن بلکه بسیار مشکل و وقت‌گیر خواهد بود.